E.28 Stadtrat, zentrale Vertragssammlung - StaB

2.3 Bestandeshistorie: Noch nicht im Stadtarchiv. Bei der Abteilung Stabs- und Personaldienste aufbewahrt.

3.1 Form und Inhalt: Die zentrale Vertragssammlung enthält in der Regel die Verträge, die der Stadtrat unterzeichnet (im Baubereich z.B. Dienstbarkeits- und Baurechtsverträge, Verträge die mit Parzellierungen zu tun haben) sowie von den Abteilungen gestützt auf eine Kompetenzdelegation unterzeichnete Verträge, wenn sie eine Fortschreibung eines ersten, vom Stadtrat genehmigten und unterzeichneten Vertrags sind. Nicht zentral abgelegt werden von den Abteilungen unterzeichnete Verträge (mit obiger Ausnahme; im Baubereich z.B. Werkverträge mit Unternehmern).
3.3 Neuzugänge: Nach der Unterzeichnung wird in CMI Axioma ein Geschäft eröffnet und der provisorische Vertrag dort als PDF abgelegt. Der Originalvertrag wird, wenn er direkt der federführenden Abteilung zugestellt wird, von dieser der Stadtkanzlei zugestellt. Der Vertrag wird dann einerseits in Papierform abgelegt und andererseits gescannt und als PDF in der Vertragssammlung von CMI Axioma abgelegt. Die federführende Abteilung erhält eine Kopie auf Papier.

4.1 Zugangsbestimmungen: Eingeschränkt, Ansprechperson: Stadtschreiber. Bei den Abteilungen, die Verträge einliefern, hat mindestens eine Person Zugriff auf das Vertragsmodul von CMI Axioma.
4.5 Findmittel: Die Vertragssammlung ist über ein Modul von CMI Axioma erschlossen.

5.1 Aufbewahrungsort der Originale: Die Verträge befinden sich ausschliesslich bei der Abteilung Stabs- und Personaldienste (S+P) und nicht im Stadtarchiv.
5.2 Aufbewahrungsort der Kopien: S+P, die Vertragssammlung ist integral digitalisiert